Организация делопроизводства в бюджетном учреждении "Отдел кадров бюджетного учреждения", , N 4 Организация делопроизводства в бюджетном учреждении Делопроизводство в бюджетном учреждении необходимо вести, соблюдая определенные требования, за невыполнение которых предусмотрена ответственность. Рассмотрим правила организации и ведения делопроизводства в бюджетных учреждениях и возможные санкции за нарушение действующего порядка. Нормативно-правовая база организации делопроизводства Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех операций с документами и включает организацию документооборота движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки , хранения документов и их использования. Отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, называют делопроизводством.

Об утверждении инструкции по делопроизводству

Общие положения 1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях далее - Примерная инструкция разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня года N Собрание законодательства Российской Федерации, , N 26, ст. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций далее - организация , независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию , регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации. Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений.

Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства далее - делопроизводитель подразделения. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации далее - СЭД и иных информационных системах, в которых осуществляется создание включение и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции. Документирование управленческой деятельности 2. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные утвержденные документы не допускается. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4.

Для изготовления документов в организации используются: бланк приказа; бланк распоряжения; бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации; бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами. По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" с Изменением N 1. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа.

При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров - N 10, 11 пт. Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельные фрагменты текста. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом разновидностью организационно-распорядительного документа. Требования к оформлению документов", с Изменением N 1.

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

В каждой организации разрабатывается инструкция по делопроизводству. В ней расписаны особенности ведения документов, как их правильно создавать, оформлять и хранить. Инструкция по делопроизводству в РБ В компаниях и организациях Республики Беларусь за делопроизводство отвечает руководитель. Следит за соблюдением стандартов делопроизводства Государственная архивная служба — подразделение Министерства юстиции. Правила ведения делопроизводства в организациях описаны в документах: СТБ 6. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к ведению делопроизводства и документообороту Ответственность Руководитель отвечает за организацию делопроизводства: за создание инструкции, соблюдение норм работы с бумагами и за их хранение.

Делопроизводство в Республике Беларусь

Делопроизводство в бюджетном учреждении необходимо вести, соблюдая определенные требования, за невыполнение которых предусмотрена ответственность. Рассмотрим правила организации и ведения делопроизводства в бюджетных учреждениях и возможные санкции за нарушение действующего порядка. Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех операций с документами и включает организацию документооборота движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки , хранения документов и их использования. Отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, называют делопроизводством. Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и др. Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого бюджетного учреждения. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями бюджетного учреждения, порядком решения вопросов единоначалие или коллегиальность , объемом и характером взаимосвязей как в самой организации структура учреждения, количество и функции заместителей и др. Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации.

Инструкция по делопроизводству для бюджетных учреждений

Для организации устанавливаются следующие виды бланков: - общий бланк приложение 3 ; - бланк письма приложение 4 и 5 ; - бланк конкретного вида документа если их изготовляется более в год приложение 6. Организации могут применять бланки должностных лиц приложение 7. Бланки структурных подразделений организации применяются только для тех из них, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются без бланка. Состав, правила оформления и порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов определяется государственным стандартом ГОСТ Р 6.

Инструкция по делопроизводству

Обратная связь Основы делопроизводства в учреждении. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Ленинского сельского поселения далее - Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в структурных подразделениях секторах, отделах Администрации Ленинского сельского поселения далее - Администрация поселения и ее отраслевых функциональных органах далее - органы Администрации. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные автоматизированные технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Утверждены инструкции относительно документооборота

Электронное письмо — письмо, передаваемое и получаемое по электронной почте. Записка аналитическая, докладная, служебная, объяснительная Для информационного обмена между подведомственными учреждениями, должностными лицами, работниками в Учреждении используются аналитическая, докладная, служебная, объяснительная записки. Служебная записка — документ, в котором в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения, иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных подведомственных учреждений и должностных лиц Учреждения. Аналитическая записка — документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации. Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т. Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа плана, отчета, проекта постановления, приказа и др. В последнем случае он может называться пояснительной запиской. Устанавливаются следующие обязательные реквизиты записок: - наименование; - вид документа докладная записка, служебная записка ; - дата документа; - заголовок к тексту, если текст более 5 строк; - текст документа; Примеры оформления докладной, служебной, объяснительной записок даны в приложениях Организация документооборота и исполнения документов 5.

Делопроизводство в бюджетных учреждениях

Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации. Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок также оформляются на русском языке. Общее руководство делопроизводством осуществляет заместитель директора по общим вопросам. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль ее исполнения. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляет специалист службы ученого секретаря, выполняющий свои функции в приемной директора в дальнейшем — делопроизводитель , работники подразделений несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению.

Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов

Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения документов, отправки, формирования их в дела, хранения и использования на бумажных и электронных носителях. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации. Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок также оформляются на русском языке. Общее руководство делопроизводством осуществляет заместитель директора по общим вопросам. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль ее исполнения. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляет специалист службы ученого секретаря, выполняющий свои функции в приемной директора в дальнейшем — делопроизводитель , работники подразделений несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию заместителя директора по общим вопросам, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляет специалист . При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или.

Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетных учреждениях

Требования к оформлению документации Организация делопроизводства в бюджетном учреждении Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Федеральные органы исполнительной власти представляют в Правительство Российской Федерации проекты: законодательных актов Российской Федерации; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить порядок разработки и представления в Правительство Российской Федерации: законопроектов; проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации; проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации. В разделе Инструкции по делопроизводству раскрывается: порядок оформления проекта акта; состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему; порядок подготовки и оформления сопроводительных документов; процедура согласования проекта; порядок представления проекта в Правительство Российской Федерации. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции. На практике нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами федерального органа исполнительной власти. Проекты нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти подлежат антикоррупционной экспертизе. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан утвержден руководителями лицами, исполняющими обязанности руководителей нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов организаций [12].

Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

Структура органов МСУ Инструкция по делопроизводству 1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Ленинского сельского поселения далее - Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в структурных подразделениях секторах, отделах Администрации Ленинского сельского поселения далее - Администрация поселения и ее отраслевых функциональных органах далее - органы Администрации. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от